Comment continuer à faire vivre notre entreprise pendant cette période de confinement ? L’épidémie actuelle de Coronavirus COVID-19 bouscule nos repères et nos perspectives. Voici les questions que nous nous sommes posées, ces dernières semaines, chez Scopic, comme de nombreuses autres entreprises. Plan de continuité de l’activité, nouvelle organisation du travail, communication, après-crise, etc. : comme elles, nous nous adaptons face à cette situation inédite et partageons les mêmes objectifs : faire preuve de résilience et assurer la pérennité de notre activité.
Comment réagir rapidement face à la situation ?
Dès le vendredi 13 mars, sentant le vent tourner, nous bousculons nos agendas et mettons en place une cellule de crise, mobilisant les 6 associés de l’agence, avec une première réunion le matin-même. Objectif : mettre rapidement sur pied une organisation du travail sécurisée et permettre à tous les collaborateurs de télétravailler dès le lundi suivant.
Dans cette cellule de crise qui regroupe les fonctions indispensables au bon pilotage de l’agence (production, RH, finances, communication, etc.) et où chacun doit pouvoir être remplacé en cas d’arrêt, les avis de chacun comptent et nous n’hésitons pas à nous entourer de conseils externes – avocats, experts comptables, réseaux, syndicats professionnels, etc. – afin de prendre du recul et de mieux mesurer les impacts et les évolutions possibles de la crise.
Cette cellule, c’est donc l’espace où nous pouvons analyser au mieux la situation sans s’égarer, faire remonter les dernières informations, discuter ensemble, trouver des solutions, anticiper les difficultés à venir, prendre des décisions et les assumer : en bref, agir rapidement ! Dans cette cellule de crise, nous envisageons tous les scenarii possibles, du meilleur au pire, à court, moyen et long termes. L’enjeu étant d’anticiper pour se tenir prêts et éviter de subir.
Nous avons en parallèle tout de suite communiqué auprès de l’équipe sur les mesures que nous avons prises pour sauvegarder l’emploi et traverser cette période difficile (chômage partiel, arrêts maladie pour garde d’enfants, etc.). Elles ont été plutôt bien accueillies. Une information partagée est toujours préférable à une information imposée.
Comment collaborer à distance ?
Scopic étant engagée sur le chemin de l’entreprise libérée depuis 5 ans maintenant, le télétravail était déjà régulièrement pratiqué à l’agence, ce qui, avouons-le, nous a grandement facilité la tâche ! Depuis 2015, chaque collaborateur est équipé d’un ordinateur portable et peut rester connecté où qu’il soit. Notre équipe passe aujourd’hui en moyenne 1 à 2 jours par semaine en télétravail, elle a acquis cette culture.
Comme de nombreuses autres organisations, nous avons adopté en interne quelques outils simples et efficaces pour faciliter le travail à distance (après nous être assurés, bien sûr, que tout le monde bénéficiait d’une bonne connexion Internet !) :
– Zoom : pour la visioconférence. Un outil gratuit, bien que limité dans cette version, mais très simple d’utilisation et efficace, y compris pour visualiser des documents ;
– Slack : pour la messagerie d’équipe, en libre accès. Il est possible d’y créer plusieurs groupes thématiques et de communiquer en direct en s’échangeant des fichiers ;
Comptons en plus les échanges par mail, l’agenda partagé et Google Doc et Google Drive qu’on ne présente plus pour le partage de documents en ligne.
L’utilisation de ces outils n’étant pas nouvelle pour nous, il me semble que nous avons gagné un temps précieux que nous avons pu mettre au profit de nos clients.
Comment soutenir nos collaborateurs ?
En cette période de crise, la communication interne est plus que jamais mise à l’épreuve. Nous le savons, ne pas communiquer ou mal entraînerait des peurs, des doutes ou des incompréhensions et provoquerait in fine de la démotivation, donc des pertes de productivité considérables pour l’entreprise…
Il me paraît dès lors évident qu’une parole sincère, transparente et empathique doit circuler, via des messages pédagogiques et rassurants. Une information claire et précise transmise à tous simultanément permet une meilleure compréhension des enjeux et des choix réalisés. Cela me paraît être la meilleure façon de garder des salariés motivés
Il faut également garder le bon tempo : communiquer à temps, pas trop tard. Et expliquer clairement les questions que l’on se pose, avec humilité, même sans avoir toutes les réponses. Chez Scopic, nous avons fait le choix de transmettre toutes les semaines un relevé de situation aux collaborateurs, qui résume les décisions prises, les solutions mises en œuvre, les avancées des projets et ceux à venir. Accompagner ce relevé de coups de fils réguliers aux uns et aux autres pour prendre des nouvelles me semble être une bonne solution de management !
À l’agence, nous avons la chance d’avoir une équipe soudée et mobilisée pour traverser cette crise et relever ce nouveau challenge. Nous savons que chacun fait le maximum. Bien sûr, entre garde d’enfants et confinement, les emplois du temps de ceux encore en poste ont été bousculés, surtout la première semaine. Manque de concentration, manque de temps : pour tous, l’épreuve a été redoutable !
À la fin de la première semaine, afin de mieux appréhender les contraintes personnelles et familiales de l’équipe, nous avons fait un bilan par téléphone avec chacun. Cela nous a permis d’optimiser et d’assouplir notre organisation : nous avons défini des plages horaires de connexion communes pour faciliter les échanges et les visioconférences, réorganisé le travail et redistribué les plans de charge.
Comment prendre soin de nos clients ?
En cette période particulière de confinement, il nous a paru essentiel de prendre des nouvelles de nos clients et de nos partenaires pour savoir comment ils allaient, comment ils vivaient la situation et si nous pouvions leur être utiles là, tout de suite, maintenant, les aider, par exemple, à communiquer ou à mettre en place une cellule de crise. Et ce, dans une logique de solidarité, d’efficacité et d’agilité.
Nombreux sont ceux qui dans ce contexte de crise et de période électorale aux échéances inconnues ont dû, décaler, annuler ou reporter leurs projets de communication, de concertation et d’innovation collaborative. Bon nombre de missions (ateliers de concertation, stratégies de marque, campagnes de communication, design de service…) qui mobilisent les dirigeants et décisionnaires, sont mises en stand-by. Les projets envisagés à moyen et long terme sont pour la plupart suspendus jusqu’à nouvel ordre.
À titre d’exemples, nous accompagnons un cabinet d’avocats qui, face à une demande exponentielle de ses clients, se voit dans l’obligation de décaler sa réflexion autour de sa marque. Un autre de nos clients qui exporte une partie de sa production voit son activité empêchée, avec tout ce que cela implique… Les rencontres citoyennes sur des projets urbains sont ajournée.
Nous le savons tous, l‘impact économique de cette crise va être majeur. La dernière quinzaine de mars et le mois d’avril sont malheureusement déjà sinistrés pour nous comme pour beaucoup de nos clients et partenaires.
Comment transformer ce contexte difficile en opportunités ?
Le manque de commandes nous offre désormais la possibilité de nous concentrer sur notre communication et sur notre offre de services. Mise à jour SEO de notre site web, actualisation de nos références par domaines d’activité, définition d’une nouvelle offre à déployer au mois de juin, etc. : nous prenons enfin le temps de faire ce que nous n’avons jamais le temps de faire… nous occuper de nous !
Et nous en profitons également pour étudier certains dossiers de fond et d’innovation, comme détailler la modélisation d’un accompagnement en maîtrise d’usage dans le cadre d’un projet urbain, intégrer des démarches de design thinking à certaines phases de projets concertés, re-désigner nos méthodes de co-conception de plateformes de marques…
Comment anticiper la suite ?
Après cette récente vague d’arrêts et d’annulations de projets, notre rôle consiste à préparer l’après-crise et à trouver les ressorts qui nous permettront de compenser ses impacts au 2nd semestre. Confiants en l’avenir, nous nous concentrons donc sur la sortie de crise…
Dès la reprise d’activité, nous risquons de devoir faire face à un afflux de commandes. Par conséquent, nous anticipons déjà les moyens de production à prévoir, sans mettre à mal les équipes, ni la qualité de nos travaux.
L’après-crise risque de bousculer les organisations qui devront, selon moi, faire un nécessaire travail d’alignement entre leur raison d’être, leurs valeurs et leur projet d’entreprise, afin de gagner en cohérence et incarner un discours de vérité sincère, engagé et positif.
Parce que notre rapport au travail, à la société et à la consommation sont susceptibles de changer après cette période inédite de confinement, parce que le monde de demain ne sera pas celui d’hier, il est de notre devoir d’identifier dès à présent, avec nos clients, les sujets sur lesquels ils devront travailler et prendre la parole en interne comme à l’externe, dès la sortie de crise.
Préparer de meilleurs lendemains, c’est assurer la cohérence fondamentale entre son discours de marque et son projet d’entreprise. Et au-delà d’accompagner nos clients privés dans leur communication interne et externe, dans la mise en mots de leur projet stratégique, en leur proposant des process adaptés à leur organisation c’est aussi, pour Scopic développer de nouvelles méthodes collaboratives pour accompagner les collectivités territoriales et autres acteurs publics dans leur démarche de transition, en les outillant pour associer collaborateurs, usagers et citoyens au service de territoires plus résilients.
Chez Scopic, nous nous projetons nous-mêmes dans l’écriture d’un projet d’entreprise renouvelé dès 2021 qui tiendra compte de cette situation mondiale exceptionnelle. Car nous aurons, nous aussi, à ré-interroger et à faire évoluer le rôle que nous avons à jouer en tant qu’acteur économique et social.
Cet article a été rédigé par Gildas Maquaire – Co-fondateur de SCOPIC – Directeur conseil et création
SCOPIC est une agence conseil en communication et concertation.
Crédits visuels dans l’ordre :
Markus Winkler / Braden Collum / Jasmin Sessler / inconnu / Adam Jang / Jen Theodore / Inconnu / Fab Lentz
